Software para control de flujos de trabajo
OnBase Workflow
OnBase Workflow es un sistema de tratamiento de documentos electrónicos que permite a los usuarios procesar el trabajo con mayor eficiencia, rapidez y exactitud que mediante el procesamiento tradicional de papel. OnBase Workflow aporta grandes ventajas si se requieren varios puntos sucesivos de introducción o acción para realizar una tarea, proceso o procedimiento. Desde el procesamiento de solicitudes de aprobación de informes, hasta la gestión del procesamiento de transferencia de fondos, Workflow facilita la colaboración y acelera la realización de tareas empresariales esenciales. Además, OnBase Workflow se integra fácilmente en soluciones de comercio electrónico como su elemento principal y se puede conectar a los sistemas informáticos centrales de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con clientes (CRM) de diversas organizaciones.
OnBase Workflow permite a usuarios e integradores definir y configurar ciclos de vida, acciones, reglas y estados de documentos mediante una cómoda interfaz en Windows™. Workflow envía instantáneamente los documentos a través de los distintos procesos comerciales a medida que se van realizando dentro de una cola cada uno de los pasos del trabajo del usuario o del sistema. OnBase Workflow también admite funciones tan avanzadas como la lógica de envío alternativo, el cálculo automático de criterios, citas, notificación simultánea, distribución de carga, elaboración de informes, flujos de trabajo específicos, programación en VB y funcionalidad API para su integración en sistemas ERP/CRM y sistemas centrales heredados. Si se integra con OnBase Web Server, los usuarios de toda la empresa podrán disponer de las ventajas de OnBase Workflow a través de Internet, independientemente del lugar en el que se encuentren.
Aplicación
Workflow (flujo de trabajo), que se puede configurar por completo con el mouse, ha sido diseñado para que se pueda implementar rápidamente. Se ha eliminado toda o casi toda la programación necesaria en sistemas de flujo de trabajo tradicionales. La configuración de Workflow se realiza en dos ventanas centrales: la ventana de configuración de árbol (Tree Configuration) y la ventana de configuración de la interfaz del usuario (GUI Configuration).
El diseño intuitivo de la ventana de configuración de árbol permite diseñar el flujo de trabajo e incluye las herramientas para definir el trabajo (sistema, usuario o programador) que se deben realizar en cada cola y definir las reglas y acciones que determinarán la ruta que deberán seguir los documentos. Las sencillas funciones que se realizan con el botón derecho del mouse y las ventanas de configuración, fáciles de entender, ofrecen a aquellos usuarios que no sean programadores la posibilidad de diseñar y distribuir sofisticadas soluciones de gestión de flujo de trabajo.
La ventana de configuración de la interfaz gráfica del usuario permite al diseñador determinar cómo aparecerá el flujo de trabajo real de un ciclo de vida y como se realizará la transición de los documentos durante su ciclo de vida. Mediante el uso de una cuadrícula y de una barra de herramientas de configuración, los ciclos de vida del flujo de trabajo se pueden diseñar en unos minutos. Una vez creadas las colas del ciclo de vida, el diseño gráfico y las transiciones, se establece fácilmente un flujo de trabajo básico.
Una vez que se han definido las transiciones y el diseño del flujo de trabajo, el diseñador vuelve a la ventana de configuración de árbol para completar los atributos de la cola del ciclo de vida. El diseñador puede elegir entre una amplia lista de reglas y acciones predefinidas, o definir de forma personalizada las reglas y acciones, utilizando macros de VB, mediante un potente conjunto de salidas incorporadas en OnBase Workflow. Para tener acceso a Workflow, los usuarios pueden seleccionar el botón de Workflow de la barra de herramientas del Cliente OnBase, o bien mediante la opción de menú Bandeja de entrada de Workflow. En un entorno de usuario normal, el usuario sólo verá aquellas colas que le hayan sido asignadas. El administrador puede elegir mostrar u ocultar un icono que indica que aquellas colas a las que el usuario no tiene acceso están desactivadas.
Para que un documento pueda entrar en un proceso de flujo de trabajo, se debe asociar el tipo de documento de que se trata a un ciclo de vida específico. Un tipo de documento se puede configurar para que entre en un ciclo de vida en una cola determinada e iniciar automáticamente el flujo de trabajo. Los documentos entran a formar parte de un ciclo de vida en un flujo de trabajo de la misma forma que pueden entrar en OnBase: COLD, DIP, digitalización, etc. Si se selecciona un documento en la ventana de recuperación de documentos de OnBase y se ejecuta la opción de ejecución del flujo de trabajo, se iniciará manualmente un ciclo de vida de flujo de trabajo. OnBase también puede iniciar el flujo de trabajo a partir de formularios electrónicos, formularios de Internet y mensajes de correo electrónico.
Una vez que se encuentren en Workflow, los usuarios verán una lista de documentos que se encuentran en espera en sus respectivas colas. Una barra de tareas muestra las opciones del usuario para esa cola. Tras seleccionar un documento, el usuario puede comenzar el trabajo del usuario, seleccionar una tarea a realizar de la barra de tareas, o bien enviar el trabajo a otro usuario u otra cola. La opción Comenzar el trabajo del usuario requiere determinada interacción del usuario, tal como una respuesta del usuario a una pregunta o una serie de tareas que debe realizar. Cuando el usuario realice todo el trabajo y las tareas de usuarios, el documento continuará a través del flujo de trabajo y el usuario continuará con el siguiente documento. Cuando un documento se encuentre al final de un ciclo de vida, se dispone de las opciones de eliminarlo, archivarlo o pasarlo a un nivel inferior.
El flujo de trabajo siguiente ilustra un proceso simplificado de elaboración y aprobación de préstamos. Workflow monitorea el estado de los archivos de préstamo y automáticamente los envía a la persona o personas adecuadas en función de flujos de procesos y reglas predefinidas. Además del envío automático, los usuarios autorizados disponen de la posibilidad de enviar documentos sólo para casos concretos. Una de las principales ventajas de este sistema es que permite a la dirección analizar el proceso de elaboración de préstamos, planificar y comprobar los cambios en el proceso de trabajo y realizar esos cambios con relativa facilidad. Workflow proporciona un entorno de alertas en el que las herramientas necesarias para que una persona haga su trabajo están inmediatamente disponibles en su escritorio. Todos los documentos relacionados con el préstamo están disponibles de forma inmediata. Como Workflow proporciona todos los documentos y tareas relevantes, directamente en la pantalla, los usuarios se pueden centrar en realizar el trabajo que tienen inmediatamente a su alcance. En algunos casos, Workflow identifica la tarea que está realizando el usuario y abre automáticamente los documentos adecuados para esa tarea.
Cuando se recibe un nuevo archivo de préstamo, se asigna a un avalista disponible. El avalista selecciona el archivo de préstamo y Workflow ejecuta el trabajo del usuario especificado para avalistas. Por ejemplo, puede mostrarse un formulario en el que el avalista introduzca comentarios y a continuación, seleccione el botón adecuado para cancelar, aprobar o denegar. Posteriormente se comprueba una regla para determinar la respuesta del avalista y se inicia la transición correspondiente para cancelar, denegar o reenviar al administrador de cuentas. Es posible que sea necesario enviar el documento a varios avalistas para que den su aprobación antes de enviarlo al administrador de cuentas. Si el avalista estuviera por fuera de la oficina, por enfermedad ese día, un programador (un proceso de monitorización que se ejecuta en el servidor de Workflow) asigna automáticamente el archivo de préstamo a otro avalista.
Cuando el archivo de préstamo realiza la transición a la cola del administrador de cuentas, se inicia la cola del trabajo del sistema para el administrador de cuentas y envía automáticamente la aprobación al corredor. El archivo de préstamo espera en la cola hasta que el administrador de cuentas lo seleccione y comience el trabajo del usuario. Cuando el administrador de cuentas haya finalizado su trabajo, Workflow comprobará si existe aún alguna otra condición de financiación. Si no hay más condiciones, Workflow envía automáticamente los documentos adecuados a financiación. De lo contrario, el archivo de préstamo permanecerá en la cola del administrador de cuentas hasta que se cumplan todas las condiciones.
Normalmente, las colas se comparten entre varios grupos de individuos. Muchos trabajadores pueden compartir la misma cola, pero sólo verán aquellos archivos que les hayan sido asignados. Para el usuario, parece como si fuera él el único que está utilizando la cola. Las colas también se pueden configurar sin que requieran ningún trabajo por parte del usuario. Se llaman colas del sistema o del servidor. Gestionan procesos que se ejecutan en segundo plano, tales como recordatorios, programadores y otras funciones de procesamiento de datos.
Funciones principales
- Garantiza que los documentos se envíen de una forma estandarizada, controlada y rápida.
- Permite incorporar excepciones al modelo configurado mediante la asignación de usuarios específicos con derechos para agregar o excluir etapas en casos particulares.
- Envía los documentos sin retraso a cada fase sucesiva.
- Distribuye automáticamente documentos a grupos de trabajo específicos.
- Permite dar prioridad a documentos en cada una de las colas. Si no hay ninguna prioridad asignada, los documentos se ordenan según la fecha y hora de entrada en el ciclo de vida.
- Monitorea y mide el tiempo necesario para finalizar un proceso.
- Las colas de auditoría permiten realizar revisiones periódicas para control de calidad.
- Admite acceso a Internet para usuarios que se encuentren fuera del entorno inmediato de la oficina.
- Los usuarios o administradores especificados agregan o ajustan fácilmente los procesos en los niveles de empresa, grupo, proceso o documento.
- La configuración mediante el mouse permite personalizar tanto el envío como la interfaz del usuario sin necesidad de realizar programación.
- Se integra perfectamente con otros módulos de OnBase e incorpora potentes referencias cruzadas a documentos de solicitud, imágenes o COLD.
- Amplio conjunto de reglas y acciones predefinidas adicionales para facilitar la configuración.
- Se integra fácilmente con otros sistemas heredados que utilicen macros de VB y potentes llamadas API.
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