Interacción con formularios HTML
OnBase e-Forms
Los formularios electrónicos de OnBase (E-Forms) permiten a los usuarios el acceso a formularios HTML a través de la interfase del Cliente OnBase de cliente delgado (basada en navegador) o de cliente pesado. Una vez completos y enviados, estos formularios se capturan, indexan y almacenan automáticamente como documentos nuevos para poder, en un futuro, recuperar en el sistema OnBase la información que contienen.
Un gran número de clientes utilizan OnBase E-forms junto con OnBase Workflow para implementar de forma íntegra procesos comerciales totalmente electrónicos, lo que significa que los documentos internos estándar (p. ej. informes de gastos, solicitudes de compra, peticiones de vacaciones, etc.) se crean, almacenan y distribuyen exclusivamente en el sistema OnBase. Por otra parte, su utilización junto con OnBase Web Server permite el envío de formularios en línea (p. ej. pedidos, solicitudes de afiliación o información, etc.), lo que convierte a OnBase en la solución ideal para facilitar el comercio electrónico.
E-Forms supone un gran ahorro de tiempo y una mayor funcionalidad en cualquiera de las situaciones de trabajo que se producen a diario, incluso en aquéllas que no implican un flujo de trabajo. Los formularios que anteriormente se completaban en papel y se digitalizaban en el sistema OnBase podrán crearse, a partir de ahora, directamente en el sistema. De esta forma, se elimina el uso de papel y el proceso se hace mucho más rápido. Además de obtener una mayor consistencia, es posible indexar los formularios a partir del momento de su envío.
Aplicación
Es necesario crear en primer lugar el formulario para implementar correctamente OnBase E-Forms. Aunque existen diversas herramientas para la creación de formularios HTML (p. ej. Microsoft FrontPage), éstos pueden presentar cualquier diseño que hayan seleccionado los usuarios finales con el fin de que se adapten perfectamente al entorno concreto utilizado por ellos. Es posible que el propio formulario incluya instrucciones adicionales sobre cómo completarlo de forma precisa. Una de las grandes ventajas de OnBase E-Forms consiste en que los elementos que integran un formulario (botones, listas de menú, etc.) utilizan la lógica de palabras clave de OnBase. Por ejemplo, si un cliente inicia la solicitud de un servicio nuevo, los valores situados en los campos de edición se pueden utilizar para indexar el formulario en el mismo momento de su envío. Una vez creado el formulario, se completa la configuración de plantilla de formularios en el módulo Configuración de OnBase, que se hace con apunte y clic del mouse. A continuación, se importa el formulario al sistema mediante el Cliente OnBase; de esta forma, se encontrará disponible de forma inmediata para todos los usuarios del sistema.
En la aplicación Cliente OnBase tradicional, los usuarios tan sólo han de hacer clic en la opción de menú Archivo/Nuevo/Formularios (File/New/Forms) y seleccionar el formulario que deseen completar. A continuación los usuarios completan y envían el formulario. Una vez enviado, OnBase indexa automáticamente el documento mediante la extracción de los campos de palabras clave y hace que dicho formulario se encuentre disponible en el Cliente OnBase para poder consultarlo en el futuro. En el momento de su envío, el formulario puede también activar OnBase Workflow para su aprobación o procesamiento. Si un formulario se completa en línea, se aplicará la misma lógica, excepto para el usuario, que lo completará en el sitio Web especificado.
Una empresa puede procesar y almacenar todas las solicitudes de empleo mediante OnBase E-Forms. Dichas solicitudes podrán completarse, bien en el sitio Web de la empresa o bien "in situ" en la propia empresa. Si se ha creado un proceso de flujo de trabajo para realizar el proceso de contratación, los formularios de solicitud se pueden indexar e incluir en la cola de flujo de trabajo correspondiente de forma automática. Una vez archivadas las solicitudes de empleo en el sistema OnBase, es posible establecer referencias cruzadas entre éstas y otros documentos como, por ejemplo, hojas de vida, referencias de otros empleos, cartas de aceptación, etc. En una situación de flujo de trabajo, todos los documentos relacionados con un solicitante pueden visualizarse como una "carpeta" creada en el sistema. Este formato de visualización permite al gestor de recursos humanos ver todos los documentos relacionados con un solicitante determinado sin tener que buscarlos por todo el sistema.
Funciones principales
- Ahorra papel al utilizar formularios generados electrónicamente.
- Permite la obtención de datos más precisos gracias a la supresión de los errores que conlleva la escritura a mano.
- El uso de listas desplegables permite que la información introducida en determinados campos sea estándar.
- Acceso mediante la interfase Cliente OnBase de cliente delgado (basada en navegador) o de cliente pesado.
- Permite, de forma automática, capturar, indexar y archivar documentos como documentos nuevos en el sistema OnBase.
- Se utiliza la lógica de palabras clave de OnBase para los elementos de E-Form como botones y listas de menú.
- Es posible hacer que E-Forms se pueda revisar con el fin de actualizar información.
- La recuperación de documentos relacionados se realiza mediante la potente utilidad de OnBase para realizar referencias cruzadas, que permiten hacer doble clic en un documento y obtener información relacionada con él.
- La introducción automática de conjuntos de palabras clave (Autofill Keyword Sets) permite completar los formularios casi sin esfuerzo.
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